Máy photocopy màu là thiết bị không thể thiếu đối với các văn phòng năng suất lớn hay các kỹ sư đồ họa, kiến trúc, cần xử lý tài liệu màu một cách nhanh gọn. Tuy nhiên, máy photocopy màu nào mới thật sự phù hợp với nhu cầu của bạn? Hãy cùng Trường Thịnh Phát tìm hiểu kỹ hơn các đặc điểm của máy photocopy màu để sở hữu một thiết bị phù hợp cho văn phòng của bạn nhé!
Nội dung chính
1. Máy photocopy màu là gì?
Máy photocopy màu là thiết bị đa chức năng sử dụng công nghệ in laser màu được nhiều người dùng ưu tiên chọn lựa khi có nhu cầu xử lý khối lượng lớn tài liệu. Phục vụ cho công việc hằng ngày tốt hơn với máy photocopy màu, tạo ra các thành phẩm màu sống động, sắc nét và chân thực. Nó được ứng dụng cho các ngành nghề đa dạng như doanh nghiệp thương mại, văn phòng thiết kế, trường học, bệnh viện,... để in ấn hợp đồng, tờ rơi, brochure, bản vẽ hay hình ảnh quảng cáo,...
Khác với các loại thiết bị in ấn trắng đen, máy photocopy màu sở hữu 4 màu mực cơ bản gồm đen, xanh, vàng, đỏ, thể hiện tốt các thông tin và truyền tải nội dung dễ dàng hơn đến người đọc. Đồng thời, máy photocopy màu còn có công suất lớn, giải quyết được nhiều vấn đề hơn so với các dòng máy in đa chức năng thông thường. Thúc đẩy công việc được hoàn thành nhanh chóng, mang lại hiệu quả cao cho năng suất văn phòng.
2. Điểm nổi bật của máy photocopy màu
2.1 Tăng hiệu suất công việc
Máy photocopy màu được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu in ấn khối lượng lớn công việc mỗi ngày mà vẫn đảm bảo động cơ vận hành tốt. Với tốc độ nhanh chóng và chất lượng in ấn chuyên nghiệp, người dùng có thể in ấn/ sao chụp trong thời gian ngắn. Đẩy tiến độ hoàn thành chỉ trong chớp mắt nhờ công suất mạnh mẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.
2.2 Đa tính năng
Máy photocopy màu thông thường được trang bị 4 chức năng bao gồm in, copy, scan, tiện lợi sử dụng chỉ trong một thiết bị nhỏ gọn. Với các văn phòng hiện đại, thiết bị vận hành đa chức năng là tiêu chí không chỉ tối ưu được không gian làm việc mà còn tiết kiệm chi phí cho từng thiết bị riêng biệt. Khả năng linh hoạt mang đến hiệu quả đáng kể cho các doanh nghiệp, văn phòng hiện đại.
2.3 Tích hợp nhiều công nghệ hiện đại
Các dòng máy photocopy màu hiện nay đều được tích hợp với công nghệ và phần mềm đi kèm hiện đại. Tất cả được xử lý chỉ bằng vài thao tác thông qua giao diện điều khiển thông minh. Hơn nữa, các phần mềm chỉnh sửa sẽ khắc phục được vấn đề về chất lượng bản in/ bản sao đầu ra sao cho phù hợp với nhu cầu người dùng nhất có thể. Đối với các dòng máy tiên tiến hơn, nhà sản xuất sẽ tích hợp thêm các phần mềm tiên tiến, phục vụ các nhu cầu in ấn nâng cao và tăng trải nghiệm người dùng một cách tốt nhất.
2.4 Xử lý đa dạng các tài liệu
Máy photocopy có khả năng xử lý đa dạng hơn các dòng đa chức năng nhờ các khay giấy chuyên dụng, tiện lợi. Người dùng có thể xử lý đa dạng tài liệu từ dày đến mỏng, từ khổ lớn đến khổ nhỏ tùy theo chức năng của từng thiết bị photocopy. Tuy nhiên, hầu hết các thiết bị nào cũng có thể in ấn/ copy/ scan lên đến khổ A3, một số thiết bị có thể in được các dạng banner dài với khổ 297 x 1,200 mm từ khay đa năng hữu ích.
2.5 Bảo mật an toàn tài liệu
Máy photocopy màu thường có bộ nhớ lớn và giúp người dùng quản lý rất tốt các dữ liệu đầu vào, đầu ra. Do đó, các nhà nghiên cứu đã phát triển và tích hợp nhiều phần mềm bảo mật để đảm bảo an toàn cho các thông tin, tài liệu. Đối với các thiết bị tiên tiến, người dùng sẽ phải xác nhận tài khoản mỗi lần thực hiện các tác vụ in ấn hay khởi động nguồn. Nhờ đó, người dùng không được cấp quyền sẽ không thể truy cập vào được thiết bị, ngăn chặn người dùng trái phép, tránh các hành vi ăn cắp thông tin mật của doanh nghiệp.
2.6 Tiết kiệm chi phí in ấn
Thay vì đầu tư từng chức năng là mỗi thiết bị khác nhau, người dùng có thể thao tác 4 chức năng trên cùng một thiết bị duy nhất. Ngoài ra, máy photocopy có công suất hơn hẳn một máy in đa chức năng, mang lại sự hiệu quả cho các doanh nghiệp, văn phòng cần hết. Ngoài ra, tuổi thọ của máy photocopy khá bền, sử dụng lâu dài sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí cho mỗi bản in/ bản sao.
3. Hạn chế của máy photocopy màu
3.1 Chi phí đầu tư và vận hành khá cao
Máy photocopy màu có khoản chi phí đầu tư ban đầu cao hơn so với các dòng máy in, máy đa chức năng hay máy photocopy trắng đen, bởi nó sở hữu nhiều tính năng và công nghệ tiên tiến. Mặc dù máy photocopy màu có độ bền cao nhưng khi bị hỏng hóc, việc bảo trì và sửa chữa sẽ tốn kém hơn, một phần bởi trống mực, bộ phận sấy rất dễ hao mòn. Ngoài ra, với công suất cao, vận hành liên tục, do đó, mực in màu của máy cần được thay thế thường xuyên.
3.2 Vận hành phức tạp
Bởi vì máy photocopy màu có nhiều chức năng và tính năng nên việc vận hành khác rắc rối đối với những người dùng sử dụng lần đầu. Tuy nhiên, các sản phẩm mới hiện nay đều được trang bị màn hình cảm ứng, thao tác dễ dàng hơn cho các tác vụ in ấn. Bên cạnh đó, các đơn vị cung cấp thiết bị uy tín sẽ hỗ trợ lắp đặt và thiết lập cũng như hướng dẫn người dùng cách sử dụng để đảm bảo quá trình sử dụng được diễn ra mượt mà hơn.
3.3 Không phù hợp cho không gian nhỏ
Máy photocopy màu có kích thước không quá lớn nhưng đối với các văn phòng chật hẹp sẽ hạn chế không gian lắp đặt máy. Khi đó, người dùng cân nhắc các khay giấy để tối ưu kích thước của thiết bị hoặc xem xét đặt máy photocopy màu trên bàn để tiết kiệm diện tích và sử dụng thuận tiện hơn.
4. Lựa chọn máy photocopy màu dựa trên các tiêu chí nào?
4.1 Xác định nhu cầu sử dụng
Khi muốn sử dụng máy photocopy màu, người dùng cần xác định công suất hằng ngày để lựa chọn thiết bị phù hợp, đảm bảo động cơ vận hành không bị quá tải. Đối với các văn phòng chỉ cần sao chụp/ in ấn với số lượng ít, có thể chọn thiết bị có công suất và tốc độ in/ copy vừa phải. Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu xử lý khối lượng lớn tài liệu, người dùng có thể chọn các phiên bản lớn hơn với hiệu suất sử dụng tốt hơn để đảm bảo công việc của bạn được hoàn thành một cách nhanh nhất mà không bị gián đoạn.
.jpg)
4.2 Tìm hiểu chất lượng bản in
Đối với các văn phòng có nhu cầu in ấn đa chức năng cơ bản, người dùng không cần chú ý đến chất lượng của bản in bởi nó được thiết lập đúng tiêu chuẩn khoảng 600 x 600 dpi, thể hiện rõ ràng các thông tin trên tài liệu. Tuy nhiên, đối với các văn phòng, doanh nghiệp ở lĩnh vực thiết kế hoặc cần in ảnh chất lượng cao với đa chức năng từ máy photocopy màu, người dùng cần tìm hiểu độ phân giải của mỗi thiết bị để phù hợp với chất lượng bản in/ copy mong muốn.
4.3 Lựa chọn thương hiệu và độ bền
Trên thị trường hiện nay, chỉ có một số thương hiệu lớn sản xuất máy photocopy màu bởi độ phức tạp của nó như Ricoh, Canon, FujiFilm, HP hay Toshiba. Các mẫu máy photocopy màu của các thương hiệu này không được đa dạng nhưng có nhiều phiên bản và công suất khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu cá nhân của từng người dùng.
Độ bền là tiêu chí quan trọng để quyết định hiệu suất và chất lượng của bản in/ bản sao. Máy photocopy màu từ các thương hiệu uy tín không chỉ có chất lượng cao mà còn được vận hành êm ái trong thời gian dài, giảm thiểu các lỗi kỹ thuật và tránh tình trạng hư hỏng linh kiện. Bên cạnh đó, thương hiệu uy tín sẽ có các dịch vụ hỗ trợ bảo hành tốt hơn nhằm duy trì chất lượng và độ bền của thiết bị tốt hơn.
4.4 Cân nhắc ngân sách phù hợp
Thông thường máy photocopy màu đều có giá trị cao, để lựa chọn một thiết bị photocopy màu phù hợp, người dùng nên cân nhắc chi phí đầu tư sao cho phù hợp để phục vụ công việc một cách tốt nhất. Các phiên bản của máy photocopy chênh lệch giá không quá cao, chỉ từ 3.000.000 - 5.000.000 VNĐ, người dùng nên xem xét các tính năng đáp ứng được nhu cầu, vừa hiệu quả, vừa tiết kiệm được nhiều chi phí.
5. Làm thế nào để sử dụng máy photocopy màu được bền hơn?
5.1 Đọc kỹ hướng dẫn sử dụng
Để sử dụng máy đúng cách, người dùng cần đọc kỹ hướng dẫn sử dụng trước khi vận hành hoặc có thể tham khảo từ các kỹ thuật lắp máy để biết được các tính năng đặc biệt của thiết bị. Ngoài các lưu ý mà hãng đã đề xuất, người dùng còn cân nhắc không nên để máy hoạt động liên tục trong thời gian dài. Hầu hết các thiết bị đều có chế độ ngủ sau một thời gian không hoạt động cố định, người dùng cũng không cần ngắt điện để tránh côn trùng dễ dàng chui vào làm hỏng linh kiện.
5.2 In đúng loại giấy
Kẹt giấy là lỗi kỹ thuật phổ biến nhất thường gặp bởi một phần do giấy được nạp không phù hợp với định lượng mà thiết bị có thể xử lý được. Lựa chọn đúng loại giấy để quá trình sử dụng được diễn ra suôn sẻ hơn, thành phẩm tạo ra có chất lượng tốt hơn. Ngoài ra, người dùng không nên dùng các loại giấy ẩm, nhăn, bẩn vì có thể sẽ làm hỏng trống mực hoặc bộ phận cảm biến sẽ không rút giấy đã nạp.
5.3 Vệ sinh thường xuyên
Người dùng nên vệ sinh và bảo trì định kỳ để đảm bảo độ bền linh kiện và thay thế kịp thời, tránh ảnh hưởng đến chất lượng bản in và tuổi thọ thiết bị. Đối với các dòng máy photocopy màu đều có một ngăn chứa mực thải được kèm theo trong cụm mực in, khi đầy, hầu hết các thiết bị sẽ hiện lên mã lỗi E019, người dùng không nên tự ý tháo lắp mà nên nhờ đến kỹ thuật viên có chuyên môn để tránh xáo trộn linh kiện máy và gây hỏng hóc thiết bị.
6. Bảng giá máy photocopy màu chất lượng nhất hiện nay
Máy photocopy màu được sản xuất để đáp ứng nhu cầu in ấn khối lượng lớn tài liệu. Với nhiều tính năng hiện đại và nổi bật, các bản in được tạo ra không chỉ sắc nét mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp cho từng cuộc gặp mặt, giao dịch. Để lựa chọn được một thiết bị máy photocopy màu vận hành bền bỉ, Trường Thịnh Phát đề xuất một số thiết bị được ưa chuộng hiện nay như:
Như vậy, máy photocopy màu sẽ phù hợp cho các văn phòng, doanh nghiệp có nhu cầu xử lý khối lượng lớn tài liệu và cần đến hiệu suất in ấn lớn. Để lựa chọn được máy photocopy màu đúng chức năng và các tiêu chí bạn đã đưa ra, hãy liên hệ đến Trường Thịnh Phát thông qua hotline 028.6682.0607 để được các chuyên viên tư vấn và hỗ trợ giải đáp thắc mắc một cách nhanh chóng hơn.
Viết bởi: ThuTTP
