Máy in là sản phẩm không còn xa lạ đối với những người làm trong lĩnh vực văn phòng, cần đến nhu cầu in ấn. Trên thị trường hiện nay, các mẫu máy in được sản xuất đa dạng kiểu dáng, tính năng với giá thành vừa túi tiền người dùng. Tuy nhiên, để lựa chọn được một sản phẩm phù hợp và đáp ứng các tiêu chí sử dụng không hề dễ dàng. Trong bài viết này, Trường Thịnh Phát sẽ chia sẻ kinh nghiệm mua máy in, giúp bạn lựa chọn các dòng thiết bị phù hợp với nhu cầu một cách chính xác và tiết kiệm.

Nội dung chính

1. Quy mô sử dụng

Lựa chọn một chiếc máy in phù hợp không chỉ vừa đáp ứng được nhu cầu của bạn mà còn vừa tiết kiệm được nhiều chi phí thiết bị, chi phí vận hành. Khi chọn mua chiếc máy in, bạn cần xác định quy mô sử dụng để máy in hoạt động bền bỉ hơn, mang lại hiệu suất tốt nhất cho công việc của bạn. 

1.1 Bạn cần chiếc máy in sử dụng cho bao nhiêu người?

Nếu môi trường làm việc của bạn có nhiều người cần sử dụng, bạn nên ưu tiên chọn các dòng máy in đơn năng có hiệu suất vượt trội để đảm bảo các công việc của bạn được xử lý một cách hiệu quả. Bạn có thể chọn máy in có tốc độ nhanh chóng, khay giấy dung lượng lớn để tiết kiệm được nhiều thời gian sử dụng hơn. Đặc biệt, đối với các văn phòng có quy mô lớn, một chiếc máy cần phải có kết nối đa dạng để đáp ứng nhu cầu sử dụng của nhiều người. Khả năng kết nối thông qua mạng LAN (có dây, không dây) sẽ thuận tiện hơn cho nhiều thiết bị cùng sử dụng chung một mạng wifi với máy in.

Nếu bạn cần máy in cho 2 - 3 người sử dụng thì bạn nên ưu tiên các dòng máy in đa chức năng với thiết kế nhỏ gọn để có thể phục vụ được nhiều nhu cầu in ấn, vừa tiết kiệm không gian, vừa tiết kiệm chi phí cho nhiều thiết bị. Ngoài ra, bạn nên chọn các mẫu có trang bị các tiêu chí khác theo nhu cầu như tốc độ, độ phân giải hay các chức năng in trắng đen, in màu,... 

1.2 Đối tượng sử dụng máy in là ai?

Máy in là thiết bị thông dụng được dùng nhiều trong mọi lĩnh vực từ văn phòng, cửa hàng, trường học hay các doanh nghiệp lớn nhỏ, thậm chí là khu vực kho xuất nhập hàng hóa. Bạn cần xác định đối tượng sử dụng và sử dụng cho lĩnh vực nào để lựa chọn dòng máy in phù hợp.
Đối với người dùng là nhân viên văn phòng thì có thể lựa chọn đa dạng các mẫu máy, các tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng từ máy in đơn năng đến đa chức năng, máy in trắng đen hay máy in màu, máy in laser hoặc máy in phun,.... Đối với các cửa hàng cần in hóa đơn hay chứng từ thường sẽ sử dụng máy in chuyên dụng - máy in kim. Đối với các nhà thiết kế hay hội họa, in ảnh hoặc cần in các tài liệu màu, tạo những bản in đa dạng màu sắc, bạn nên mua những dòng máy in phun hoặc laser màu để đạt hiệu quả cao nhất.

2. Các tiêu chí mua máy in theo nhu cầu

Một số tiêu chí sau sẽ giúp bạn xác định rõ hơn về chiếc máy in phù hợp với nhu cầu mà bạn cần mua.

2.1 In phun hay in laser?

Bạn cần một chiếc máy in phun hay laser? Máy in laser được dùng nhiều hơn cho môi trường văn phòng vì nó có hiệu suất vượt trội, xử lý tài liệu nhanh và tạo ra các bản in có độ bền cao, thích hợp cho các bản in lưu trữ lâu dài. Trong khi đó, máy in phun có giá thành rẻ hơn, hộp mực cũng rẻ hơn nhưng các bản in dễ bị lem và phai màu theo thời gian, chỉ thích hợp in ảnh hay các tài liệu đồ họa.

2.2 In trắng đen hay in màu?

Bạn có nhu cầu in trắng đen hay in màu? Đối với các văn phòng thông thường, họ chỉ cần in ấn các loại tài liệu, hóa đơn với màu trắng đen, dễ nhìn, dễ đọc, dễ truyền tải nội dung đến mọi người. Tuy nhiên, đối với các hình ảnh, biểu đồ hay các ấn phẩm, đồ họa có chất lượng cao thì cần phải in màu để thể hiện rõ hơn các nội dung bên trong mà người dùng muốn truyền đạt.

2.3 In đơn năng hay đa chức năng?

Bạn muốn một chiếc máy in đơn năng hay đa chức năng? Theo kinh nghiệm mua máy in phù hợp, máy in đơn năng sẽ được người dùng ưa chuộng hơn khi họ chỉ cần một chức năng in tài liệu, phù hợp với các văn phòng có nhu cầu in ấn cơ bản. Đối với các môi trường làm việc quy mô lớn hơn, họ sẽ cần một chiếc máy in được tích hợp với nhiều chức năng hơn, sử dụng tiện lợi hơn và tiết kiệm được nhiều chi phí vận hành hơn.

2.4 Có dây hay không dây?

Quy mô sử dụng của bạn tiện lợi với máy in có dây hay không dây? Thông thường, các dòng máy in đều được trang bị cổng kết nối có dây để tiện lợi hơn khi liên kết máy in đến máy tính. Nếu bạn có nhu cầu kết nối máy in với nhiều thiết bị và in ấn từ nhiều nguồn khác nhau, thì có thể chọn mua các dòng máy in được nâng cấp hơn, có trang bị kết nối từ xa như Wi-Fi hoặc in qua các ứng dụng di động.

3. Các tiêu chí về thông số của máy in

3.1 Tốc độ của máy

Tốc độ của máy in ảnh hưởng đến hiệu suất và tiến độ hoàn thành công việc của bạn. Máy in được lựa chọn với tiêu chí này sẽ dựa vào nhu cầu in ấn hằng ngày của người dùng. Đối với các hộ gia đình hay văn phòng nhỏ, bạn chỉ cần tốc độ từ 10 - 20 trang/ phút, máy đã có thể giúp bạn hoàn thành tốt công việc. Đối với các môi trường làm việc hiệu suất cao như doanh nghiệp, văn phòng chuyên in ấn, bạn cần lựa chọn các sản phẩm có tốc độ in nhanh hơn 20 trang/ phút để xử lý nhanh chóng các tài liệu, văn bản hay hình ảnh mà bạn cần đến.

3.2 Độ phân giải của máy

Độ phân giải của máy sẽ ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra của tài liệu. Bạn cần lựa chọn các dòng máy in theo nhu cầu của bạn. Máy in có độ phân giải càng càng thì chất lượng tài liệu càng sắc nét, chân thực. Độ phân giải trung bình của các máy in laser khoảng 600 x 600 dpi và hỗ trợ 2400 x 1200 dpi đối với dòng máy in phun màu. Các dòng máy chuyên dụng sẽ có độ phân giải cao hơn để đáp ứng các nhu cầu in ấn đặc biệt của người dùng.

3.3 Các chức năng khác

Để chọn được một chiếc máy in phù hợp, bạn không chỉ dựa vào các yếu tố đã được nêu ở trên mà còn phải xem xét các tiêu chí khác. Trường Thịnh Phát sẽ nêu ra một số câu hỏi để bạn có thể cân nhắc dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn nhé.
Máy in của bạn cần in một mặt hay hai mặt? Hai mặt tự động hay thủ công? 
Bạn cần in khổ giấy A4, A3 hay các khổ chuyên dụng khác? 
Máy in của bạn cần phải tương thích với hệ điều hành nào?
Công suất in của máy đạt khoảng bao nhiêu trang mỗi tháng?
Máy in được lắp đặt ở đâu trong môi trường làm việc của bạn? Bạn có yêu cầu gì về thiết kế của máy in không? (Nếu không thì có thể bỏ qua câu hỏi này)

4. Chi phí và ngân sách vận hành máy

Khi mua máy in, bạn cần cân nhắc kỹ về chi phí của máy để đảm bảo thiết bị của bạn có thể hỗ trợ tốt công việc mà không gây ảnh hưởng tài chính. Bạn cần cân nhắc chi phí ban đầu khi mua, máy in có các chức năng khác nhau sẽ có giá khác nhau. Bên cạnh đó, bạn cần tính chi phí vận hành máy sau khi mua, chi phí đó bao gồm: bảo trì, bảo dưỡng, giấy in, thay hộp mực, thay linh kiện, năng lượng điện tiêu thụ và một số chi phí phát sinh khác. Bạn nên tìm hiểu kỹ hơn và tham khảo giá thị trường để trở thành người tiêu dùng thông minh nhé.

5. Nên chọn máy in của thương hiệu nào?

Theo kinh nghiệm mua máy in phù hợp, thương hiệu của máy đóng vai trò quan trọng và ảnh hưởng đến nhiều yếu tố của máy về chức năng, độ bền, chi phí,... Một số thương hiệu uy tín trong lĩnh vực máy in được nhiều người ưa chuộng như Canon, Epson, HP và Brother. Các dòng máy của những thương hiệu này được đánh giá cao với chất lượng tốt, đáp ứng đa dạng nhu cầu của người dùng.

Canon là thương hiệu được người dùng ưa chuộng khi có độ bền cao và chất lượng in ảnh tốt, phù hợp với nhu cầu in ấn đa dạng từ văn bản đến hình ảnh. HP lại nổi bật với các dòng máy in văn phòng, cung cấp tốc độ in nhanh và công nghệ in laser tiên tiến, giúp tiết kiệm chi phí mực. Epson là sự lựa chọn lý tưởng cho người dùng cần in màu chất lượng cao với các mẫu máy in phun đa dạng. Trong khi đó, Brother hướng về các dòng máy in đa chức năng, bền bỉ và tiết kiệm chi phí vận hành.
Vì vậy, lựa chọn thương hiệu như thế nào, tùy thuộc vào nhu cầu in ấn của bạn. Hãy cân nhắc thật kỹ để lựa chọn được chiếc máy in giúp bạn đạt hiệu quả cao trong công việc. Để tìm hiểu kỹ hơn các chức năng và tối ưu hóa quy trình xem xét, hãy liên hệ đến đơn vị chuyên cung cấp các thiết bị văn phòng Trường Thịnh Phát thông qua hotline 028.6682.0607, các chuyên viên kỹ thuật của chúng tôi luôn có nhiều kinh nghiệm mua máy in và sẵn sàng hỗ trợ các bạn.

Viết bởi: ThuTTP